Ораторське мистецтво

5.2.5. Ділова бесіда

Ділова бесіда - це розмова, у якій бере участь небагато учасників. Мета ділової бесіди - отримання інформації, розв’язання важливих виробничих проблем, вирішення певних завдань. Як і будь-яка розмова, це - “будівля, яку зводять спільними зусиллями” (Андре Моруа). Відбувається обмін репліками, питаннями і відповідями, думками й оцінками. Оскільки значною мірою це експромт, то бажано мати значний життєвий досвід, величезний запас теоретичних знань, а також досконало володіти мовним етикетом.

Ділова бесіда - це процес спілкування, що охоплює певні психологічні елементи соціальної взаємодії, а саме: тривалість мовлення, тривалість зустрічі, темп спілкування, владність, інтимність стосунків, співробітництво і змагання, емоційний тон, мету і предмет зустрічі.

У діловій бесіді є конкретні правила дотримання комунікативної етики. Треба бути уважним і тактовним до співрозмовника, уміти вислухати його думку, ураховувати погляди і докази, висловлювати свої думки точно, логічно, переконливо, стежити за реакцією партнера і відповідно коригувати свої дії, стимулювати зацікавленість розмовою. Успіх ділової бесіди залежить від ступеня готовності до теми розмови, психологічно сприятливої атмосфери, коректної мовної поведінки співрозмовника.

Основні елементи будь-якої ділової бесіди: встановлення місця й часу зустрічі, спосіб вступу в контакт (початок розмови), визначення мети бесіди (проблема, яку потрібно розв’язати, конкретне завдання), обмін думками, пропозиціями (оцінка, ухвала), фіксування домовленості і вихід із контакту (підсумки бесіди, взаємні зобов’язання).

Численні поради фахівців з ділової етики, соціоніки, психології стосуються правильного вибору години, дня тижня, часу для важливої ділової бесіди (найпродуктивніший працездатний період - з 9 до 14 і з 16 до 20 години), вибору місця зустрічі (власний кабінет, кабінет опонента, нейтральна територія), тривалості розмови тощо.

Важливою і водночас найважчою частиною ділової бесіди є початок. Розмову не варто починати з обговорення погоди. Початок бесіди - це встановлення контакту, побудова “мосту” між партнерами. Радять ставити запитання по суті, відповідати спокійно, виявляти знання справи,

аргументувати свою позицію, говорити докладно, але не багатослівно, створювати довірливу атмосферу, зацікавлювати співрозмовника, не втрачати у розмові ініціативи, уникати полеміки.

Під час бесіди не потрібно: нав’язувати розмови, втручатися, дорікати, робити натяків, зводити рахунки, бути надто допитливим, говорити про зв’язки, давити поради впритул, не відводячи очей.

Помилки, яких припускаються найчастіше співрозмовники під час ділової бесіди: вияв авторитарності; неуважність до поглядів інших; ігнорування стану співрозмовника; неврахування мотивів поведінки співрозмовника; відсутність інтересу до проблем співрозмовника; перебивання мовців; тривале говоріння, навіть якщо їх не слухають; обмеження пропозицій.

Правила комунікативного кодексу ділового спілкування (кодексу кооперативності та партнерства):

правило необхідності й достатності інформації;
правило якості інформації;
правило відповідності темі;
правило дотримання стилю [46].

Звичайно, під час ділової бесіди потрібно виявляти вихованість, а це передбачає ввічливість, привітність, доброзичливість, тактовність, стриманість, повагу до співрозмовника.

Техніка ведення ділових бесід

Відомо, що японці під час зустрічі обмінюються візитними картками і тільки після цього розпочинають ділову бесіду. Мабуть, вони це роблять для того, щоб дізнатися більше про співрозмовника для вибудови стратегії і тактики переговорів і своєї поведінки під час спілкування з партнерами.

На яких же засадах слід вибудовувати свою бесіду?

Насамперед необхідно оголосити ваш статус і статус співрозмовника для з’ясування можливостей партнера. Якщо статус партнера нижчий, то ви в розмові будете домінувати, що дасть вам можливість першості та ініціативи. Якщо ж статус партнера нижчий, то ви скеруєте свій талант на досягнення паритетного становища.
Ділового партнера краще приймати у себе, де ви почуваєтесь впевненим, що надає вам переваги. Якщо партнер запрошує вас на розмову до свого офісу, спробуйте уникнути цього і домовтеся про зустріч на нейтральній території.
Важливо одразу визначити мету ділової бесіди, тобто з’ясувати, хто більше зацікавлений у перемовинах. Якщо це ви, спробуйте приховати це. Якщо ж ваша зустріч цікавить партнера, намагайтеся опосередкованими запитаннями визначити міру його інтересів і домогтися вигідних для вас умов.
Для того, щоб викликати у співрозмовника симпатію і довіру, помічайте впродовж бесіди всі позитивні якості партнера і говоріть про них своєму співрозмовникові, трохи перебільшуючи, але не занадто, оскільки це може викликати або бажання домінувати над вами, або підозру, що ви не зовсім щирі і хочете надмірною похвалою “приспати” його пильність.
До розумної межі завищуйте свої вимоги, тобто зробіть жорсткішими початкові умови, тоді завжди матимете “простір для відступу”, а ваш співрозмовник буде щасливим, що йому вдалося перемогти.
Критикуйте в позиціях партнера тільки ті суттєві моменти, що можуть зашкодити вашим намірам. Якщо ж вам у партнерові або його діях щось не подобається, але це вас і ваші інтереси не зачіпає, - не показуйте цього. Зробіть нейтральний вираз обличчя, уважно слухайте і кивайте головою.
У розмові уникайте надмірно емоційних слів і жестів, краще зверніться до переконливих аргументів. Навіть якщо ваш співрозмовник морально переможений, дайте йому можливість зберегти свою гідність.
Якщо ділова зустріч не була для вас успішною, “не грюкайте дверима”, сприймайте поразку з гідністю і по-дружньому привітайте партнера. Репутація ваша буде збережена, а ви матимете можливість ще раз вийти на контакт з партнером і, можливо, продовжити переговори.

Десять кроків, що дають змогу провести бесіду успішно.

Ретельна підготовка. Перед початком бесіди складіть її план, проаналізуйте ситуацію.
Пам’ятайте, чого ви прагнете. Чітко сформулюйте мету бесіди.
Намагайтесь створити атмосферу довіри. Співрозмовник намагатиметься зробити для вас щось хороше, якщо ви справите приємне враження на нього.
Не підозрюйте співбесідника в ненадійності. Взаємна довіра завжди необхідна для досягнення поставленої мети.
З’ясуйте перед бесідою, чи має ваш співрозмовник відповідні повноваження.
Не змушуйте співрозмовника постійно приймати рішення.
Зосередьтеся на реальних потребах, а не на амбіціях. Поважайте думки співрозмовника, як свої власні. Дотримуючись цього правила, ви матимете більше шансів обминути гострі кути й узгодити рішення.
Слухайте уважно співрозмовника і ставте коректні запитання. Уміння слухати співрозмовника спонукає його до висловлювання власних думок, почуттів, переконань. Тоді виникає мить щирості, істинності, взаєморозуміння, поваги.
Працюйте на перспективу, а не на проміжні результати.
Підсумуйте результати бесіди. Важливі рішення бажано зафіксувати на папері.