Управління персоналом

5.4. Документаційне забезпечення обліку і руху кадрів

Уніфікованими формами документів щодо обліку і руху кадрів є: розпорядницькі, облікові, статистичні.

До розпорядницьких документів щодо особового складу відносяться накази (розпорядження) керівника організації про:

прийом на роботу, переведення і звільнення працівників;
надання відпусток;
заохочення і стягнення;
внесення змін у трудову книжку.

До облікових документів по кадрам відносяться:

■ особиста картка (форми №П-2, а для держслужбовців - №П-2 ДС);

■ особиста справа (як правило, ведеться на керівників підприємств і держслужбовців);

■ табелі обліку використання робочого часу (форми № П-12, П-13, П-14);

■ книга обліку бланків трудових книжок і вкладишів до них (форма №П-9);

■ книга обліку руху трудових книжок і вкладишів до них (форма №П-10).

Документи статистичного характеру кадрова служба зобов´язана подавати:

■ в органи державної статистики: форму „Чисельність окремих категорій працівників і підготовка кадрів”(форма №6-ПВ річна);

■ у державну службу зайнятості: „Відомості про прийнятих працівників” - ф. № ПН-1; „Звіт про наявність вільних робочих місць (вакантних посад) і потреби в працівниках” ф. №3 - ПН; „Звіт про вивільнення працівників” ф. №4 - ПН.

Висновки

Кадрова служба - самостійний структурний підрозділ організації, який займається придбанням, збереженням і розвитком персоналу.

Перед кадровою службою ставляться конкретні задачі, за реалізацію яких вона відповідає, а саме: організація роботи щодо забезпечення підбору, розміщення, вивчення і використання кадрів, участь у формуванні трудового колективу, створення кадрового резерву і робота з ним, організація системи обліку кадрів, аналіз плинності кадрів. У залежності від обсягу, характеру і складності кадрової роботи кадрова служба може бути виділена в самостійний структурний підрозділ організації (відділ кадрів) або ведення кадрового діловодства, доручений окремій особі.

Взаємодія кадрової служби з іншими підрозділами відбувається шляхом одержання і надання відповідних документів і відомостей, які використовуються в управлінні персоналом. Отже, кадрова служба організації:

У сучасних умовах сформувалися нові напрямки роботи, які свідчать про значне зростання ролі кадрової служби. Вона разом з керівниками інших структурних підрозділів розробляє кадрову політику і плани її реалізації з урахуванням конкретних умов на майбутній період і вносить пропозиції на розгляд керівництву організації; періодично (раз у рік або за вимогою) представляє керівництву організації аналітичні записки про кадрову ситуацію з виявленням проблем і пропозицій щодо їх вирішення; контактує з адміністративно-господарською службою з питань, зв’язаних із задоволенням соціально-побутових потреб співробітників; спільно зі службою безпеки виробляє пропозиції щодо попередження витоку комерційної інформації організації, перевірки лояльності співробітників, забезпечення безпеки умов праці, вирішення питань, що виникають у екстремальних ситуаціях.

Кадрове діловодство - виконання різних операцій, зв’язаних зі створенням і використанням документальної кадрової інформації в організаціях: реєстрація, попередній розгляд і розподіл документів, формування номенклатури справ, їх облік, організація обробки, встановлення форм і реквізитів, довідково-інформаційне обслуговування тощо.

Кадрова документація - комплекс справ, сформованих за напрямками функціональної діяльності кадрової служби.

Номенклатура справ - затверджений у встановленому порядку систематизований список найменувань справ, які використовуються у діловодстві кадрової служби з указівкою термінів збереження, а саме: по прийому на роботу, переведення на іншу роботу, оформлення відпусток, оформлення службових відряджень, оформлення документів для призначення пенсій, оформлення документів при розслідуванні нещасних випадків, професійних захворювань і аварій на підприємствах, розірвання трудового договору, ведення трудових книжок.

Особиста справа - набір документів, які характеризують біографічні, ділові та особистісні якості керівників, фахівців і матеріально відповідальних осіб, а також документи, що підтверджують зміни анкетних і біографічних даних працівника (наприклад, копія свідчення про шлюб) і таких, що характеризують його професійні, ділові й особисті якості, наприклад, атестаційні аркуші, відкликання, представлення на призначення на посаду, копії актів ревізій та ін. Правомірне включення до складу особистої справи результатів тестування професійних і особистісних якостей працівника.

Трудова книжка - головний документ щодо трудової діяльності робітників і службовців, який ведеться на всіх робітників організацій усіх форм власності, у тому числі на сезонних та тимчасових роботах. До неї вносяться: прізвище, ім’я та по-батькові; дата народження; освіта; професія; спеціальність; відомості про роботу (прийом, переведення, звільнення); відомості щодо нагород і заохочень.

Уніфікованими формами документів щодо обліку і руху кадрів є: розпорядницькі (накази (розпорядження) керівника організації про прийом на роботу, переведення і звільнення працівників, надання відпусток, заохочення і стягнення, внесення змін у трудову книжку); облікові (особиста картка - форми №П-2, а для держслужбовців - №П-2 ДС; особиста справа, що ведеться на керівників підприємств і держслужбовців; табелі обліку використання робочого часу - форми № П-12, П-13, П-14; книга обліку бланків трудових книжок і вкладишів до них - форма №П-9; книга обліку руху трудових книжок і вкладишів до них - форма №П-10); статистичні („Чисельність окремих категорій працівників і підготовка кадрів” - форма №6-ПВ річна; „Відомості про прийнятих працівників” - ф. № ПН-1; „Звіт про наявність вільних робочих місць (вакантних посад) і потреби в працівниках” ф. №3 - ПН; „Звіт про вивільнення працівників” ф. №4 - ПН. ).