Управління персоналом

5.3. Кадрова документація. Номенклатура справ з кадрового діловодства

Кадрова документація являє собою комплекс справ, сформованих за напрямками функціональної діяльності кадрової служби.

Незалежно від того, яку структуру має кадрова служба в організації, основними її функціями є:

оформлення розпорядницьких документів щодо особового складу;
ведення облікових документів по кадрах.

Відповідно до функцій номенклатура справ може бути представлена в такий спосіб:

по прийому на роботу:
висновок трудового договору, встановлення іспитового терміну, прийом на роботу сумісників, прийом на роботу тимчасових працівників, висновок договорів підряду і трудових угод, укладання договору про матеріальну відповідальність; висновок трудового договору між працівником і фізичною особою, що використовує працю найманих робітників; прийом на роботу іноземців, заповнення особистої картки, облік використання робочого часу;
переведення на іншу роботу: переведення всередині організації; переведення на інше підприємство;
оформлення відпусток;
оформлення службових відряджень;
оформлення документів для призначення пенсій;
оформлення документів при розслідуванні нещасних випадків, професійних захворювань і аварій на підприємствах;
розірвання трудового договору: за згодою сторін; після закінчення терміну дії договору; у зв’язку з призовом на військову службу, направленням на альтернативну службу; з ініціативи працівника; з ініціативи власника; у зв’язку з переведенням на інше підприємство або переходом на виборну посаду; через відмовлення працівника від переведення на роботу в іншу місцевість разом з підприємством, а також через відмовлення від продовження роботи у зв’язку зі зміною істотних умов праці; у зв’язку з набуттям законної сили вироку суду; на підставах, передбачених контрактом;
ведення трудових книжок: заповнення відомостей про працівника, роботу, нагородження і заохоченнях, при звільненні працівника; внесення змін, видача дубліката книжки; ведення трудової книжки на працівників, що працюють у фізичних осіб.

На кожного працівника організації ведеться особиста справа, зміст якої такий:

особовий листок з обліку кадрів (анкета);
доповнення до нього (анкети);
копії документів про освіту;
копії документів (або витягів з них) про затвердження в посадах;
характеристики або рекомендаційні листи;
копії наказів про призначення на посаду.

У необхідних випадках (передбачених законодавством) в особисту справу включаються:

список наукових праць і винаходів;
виписки з протоколів зборів засновників або трудових колективів (для керівників, що обираються на посаду).

Надалі в особисту справу включаються документи, що підтверджують зміни анкетних і біографічних даних працівника (наприклад, копія свідчення про шлюб) і таких, що характеризують його професійні, ділові й особисті якості, наприклад, атестаційні аркуші, відкликання, представлення на призначення на посаду, копії актів ревізій та ін. Правомірне включення до складу особистої справи результатів тестування професійних і особистісних якостей працівника. В особистих справах працівників закордонних фірм накопичується від 400 до 4000 одиниць інформації, що дозволяє досить точно визначити перспективи, потенціал працівника і його придатність до роботи на тому або іншому робочому місці.